Använda Dropbox eller Google Drive som intranät

Måste kören ha ett intranät? Nej, men det förenklar definitivt körens arbete.

Grundläggande för ett intranät är att det ska vara slutet – inga obehöriga ska ha tillgång till den information och de filer som finns där. Helst ska intranätet också vara användarvänligt.

Ett enkelt sätt att skapa ett slags intranät är att lösenordsskydda en sida/sidor på körens webbplats. Endast den som har användarnamn och lösenord får tillgång till sidan/sidorna. Men lösenord som delas av många kommer lätt på villovägar. Dessutom ger ett sådant intranät inte koristerna möjlighet att redigera den information som finns där, utan enbart hämta den. En envägs-kommunikation, alltså.

Varför ha intranät?

Men vad ska kören ha ett intranät till? Här är exempel på information och filer som kan finnas på intranätet:

  • medlemslista med koristernas kontaktuppgifter
  • terminsplanering
  • allergilista för korister
  • ljudfiler
  • videofilmer
  • inscannade noter
  • inspelningar från konserter
  • styrelsemötesprotokoll
  • allmän info “så funkar vår kör”
  • logga och bilder på kören

Dropbox och Google Drive är exempel på två molnbaserade tjänster som kören kan använda som ett slags intranät. Fördelen med dessa är att de är gratis (upp till en viss gräns gällande lagringsutrymme, men det brukar inte vara några problem) och att koristerna själva kan redigera dokumenten.
Kören startar ett konto hos dropbox eller google drive och lägger filerna i en mapp. Denna mapp gör man sedan publik och skickar en särskild länk till koristerna, eller en inbjudan till mappen via e-post. Enbart den som har länken eller inbjudan kommer åt mappen och kan redigera, ladda hem eller ladda upp fler dokument till mappen. De olika filerna i mappen kan ges olika behörighetsnivåer i Google Drive.
Man kan också installera dropbox och Google Drive på sin dator så kommer man åt filerna ännu enklare.

Dropbox dropbox

  • lagringsutrymmet för gratiskontot är 2 GB
  • finns även som app för iPhone/Android/iPad
  • koristerna kan vara inne och redigera dokument själva, men det är inte så smidigt att vara inne och jobba flera korister samtidigt

Google Drive google drive

  • 15 GB gratis lagringsutrymme
  • finns även som app för iPhone/Android/iPad
  • koristerna kan vara inne och redigera dokument själva, även samtidigt
  • koristerna kan själva skapa dokument
  • Google Drive har även andra funktioner som tex formulär och chatt

Även fast Dropbox och Google Drive är superbra tjänster är de inga riktiga intranät, utan mer fildelningssystem. Du kan göra gratis intranät med hjälp av till exempel WordPress, men det krävs mer arbete och nedlagd tid.

Har du fler tips på bra och gratis tjänster/verktyg/program man kan använda som intranät? Kommentera gärna.


Fler tekniktips som underlättar körsjungandet »

3 Comments
  1. Vår kör har baserat intranätet på mediawiki (samma plattform som wikipedia använder) med protokoll, kalendarium och adresslistan. Tack vare att vi har gott om it-kunniga i kören har vi dessutom egna lösningar för att bland annat publicera vårt interna digitala notarkiv på intranätet med scannade noter och ljudfiler för respektive stämmor och vår egen variant av “doodle” (för att anmäla oss till körens olika aktiviteter och få direkt koll på stämfördelning), båda integrerade direkt i mediawikin. Adresslistan ligger som ett delat googledrive-dokument eftersom det är ett enklare sätt att redigera tabellbaserad information än mediawikis markup men är inlänkat i wikin.

  2. Ett annat enkelt sätt att sköta intern kommunikation i kören är att sätta upp en sluten facebookgrupp, men det kräver att alla medlemmar har ett facebookkonto. Där kan man också dela dokument.

  3. Observera att det är inte tillåtet att scanna in noter. Det räknas som kopior vilket är lika otillåtet. Om det inte är fria verk förstås. Noter ska i regel köpas, ett exemplar till varje korist!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

17 + 12 =